Tổng hợp tất cả hàm trong Excel cơ bản dành cho dân văn phòng

Excel là một công cụ mạnh mẽ và quen thuộc đối với dân văn phòng, giúp bạn xử lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Việc nắm vững các hàm Excel cơ bản không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn nâng cao hiệu suất công việc. Trong bài viết này từ Nệm Thuần Việt, chúng ta sẽ tổng hợp tất cả các hàm Excel cơ bản mà dân văn phòng cần biết. Từ các hàm tính toán đơn giản đến các hàm logic phức tạp, tất cả đều được giải thích chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc hàng ngày.

1. Hàm tính toán và logic trong Excel

Hàm SUM

Hàm SUM được sử dụng để tính tổng tất cả các số trong một dãy ô. Hàm này giúp bạn nhanh chóng tính toán tổng giá trị của các số hoặc dãy số trong các ô mà bạn muốn.

Cú pháp:

• =SUM(Number1, Number2, Number3, …)

Trong đó:

• Number1, Number2, Number3, … là các giá trị hoặc dãy số cần tính tổng.

Ví dụ:

• =SUM(20, 40, 60) sẽ tính tổng của các số và cho ra kết quả là 120.

• =SUM(A1:A3) sẽ tính tổng các giá trị từ ô A1 đến ô A3.

Hàm MIN/MAX

Hàm MIN và MAX dùng để tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc trong cả bảng tính.

Cú pháp hàm MIN:

• =MIN(Number1, Number2, …)

Trong đó:

• Number1, Number2, … là các giá trị cần so sánh.

Ví dụ:

• =MIN(A2:C5) sẽ tìm giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu từ ô A2 đến C5. Kết quả sẽ là giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu này.

Cú pháp hàm MAX:

• =MAX(Number1, Number2, …)

Trong đó:

• Number1, Number2, … là các giá trị cần so sánh.

Ví dụ:

• =MAX(A2:C5) sẽ tìm giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu từ ô A2 đến C5. Kết quả sẽ là giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu này.

Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT

Hàm COUNT được sử dụng để đếm số lượng ô có chứa số trong một vùng dữ liệu.

Cú pháp:

• =COUNT(Value1, Value2, …)

Trong đó:

• Value1, Value2, … là các ô hoặc phạm vi muốn đếm số.
• Ví dụ: Để đếm số lượng ô có chứa số trong vùng dữ liệu từ A2 đến C5, bạn sử dụng công thức =COUNT(A2:C5). Kết quả sẽ là tổng số ô có chứa số trong phạm vi này.

Hàm COUNTA

Hàm COUNTA dùng để đếm các ô không trống trong một vùng dữ liệu nhất định.

Cú pháp:

• =COUNTA(Value1, Value2, …)

Trong đó:

• Value1, Value2, … là các ô hoặc phạm vi cần đếm. Tối đa có thể đếm 255 ô (với Excel từ 2007 trở đi) và 30 ô (với Excel 2003 trở về trước).
• Ví dụ: Để đếm số lượng ô không trống trong vùng dữ liệu từ A2 đến C5, bạn sử dụng công thức =COUNTA(A2:C5). Kết quả sẽ là số lượng ô có chứa ký tự hoặc số trong phạm vi này.

Hàm ODD/EVEN

Hàm ODD

Hàm ODD trả về số được làm tròn lên số nguyên lẻ gần nhất.

Cú pháp:

• =ODD(Number)

Trong đó:

• Number là giá trị cần làm tròn.
• Ví dụ: Để làm tròn số 4.6 đến số nguyên lẻ gần nhất, bạn sử dụng công thức =ODD(4.6). Kết quả sẽ là 5.

Hàm EVEN

Hàm EVEN trả về số được làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất.

Cú pháp:

• =EVEN(Number)

Trong đó:

• Number là giá trị cần làm tròn.
• Ví dụ: Để làm tròn số 53.4 đến số nguyên chẵn gần nhất, bạn sử dụng công thức =EVEN(53.4). Kết quả sẽ là 54.

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE được sử dụng để tính trung bình cộng của một dãy số trong trang tính.

Cú pháp:

• =AVERAGE(number1, number2, …)

Trong đó:

• number1 (Bắt buộc): Là số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.
• number2,… (Tùy chọn): Là các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255.
• Ví dụ: Để tính lương trung bình của nhân viên trong 6 tháng, bạn có thể sử dụng công thức =AVERAGE(C3:C8). Kết quả sẽ là giá trị trung bình của các ô từ C3 đến C8.

Hàm PRODUCT

Hàm PRODUCT là hàm nhân tất cả các đối số đã chọn với nhau và trả về tích của chúng.

Cú pháp:

• =PRODUCT(number1, number2, …)

Trong đó:

• number1 (Bắt buộc): Là số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn nhân.
• number2,… (Tùy chọn): Là các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn nhân, tối đa là 255.
• Ví dụ: Để tính tích của các số trong phạm vi từ A1 đến A3, bạn có thể sử dụng công thức =PRODUCT(A1:A3). Kết quả sẽ là tích của các giá trị trong phạm vi này.

2. Hàm điều kiện Logic trong Excel

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm số ô thỏa mãn một điều kiện nhất định trong một vùng dữ liệu.

Cú pháp:

• =COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range: Vùng dữ liệu cần đếm.
• criteria: Điều kiện để đếm.
• Ví dụ: Giả sử bạn có một bảng thống kê các mặt hàng và số lượng tồn. Để đếm xem có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm, bạn nhập công thức =COUNTIF(C2:C11, “>150”). Kết quả sẽ trả về tổng cộng 8 mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.

Hàm IF

Hàm IF được sử dụng để kiểm tra dữ liệu có thỏa mãn điều kiện người dùng đặt ra và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.

Cú pháp:

• =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện.
• Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện.
• Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện.
• Lưu ý: Nếu bỏ trống Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện thỏa mãn thì giá trị trả về sẽ là 0 và nếu điều kiện không thỏa mãn thì giá trị trả về sẽ là FALSE.

Ví dụ: Giả sử bạn muốn xét xem học sinh có qua môn hay không với điều kiện:

• Điểm số từ 7 trở lên: Đạt
• Điểm số thấp hơn 7: Không Đạt
• Tại ô D2, bạn nhập công thức =IF(C2>=7, “Đạt”, “Không Đạt”), kết quả sẽ cho biết học sinh đó có đạt hay không dựa trên điểm số.

Hàm SUMIF

Hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí xác định.

Cú pháp:

• =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

• range: Phạm vi ô bạn muốn đánh giá theo tiêu chí.
• criteria: Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng ở ô nào.
• sum_range: Các ô thực tế để cộng nếu bạn muốn cộng các ô không phải là ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel sẽ cộng các ô được xác định trong đối số range.
• Ví dụ: Để tính tổng số lượng của màu cam trong cột A và tổng số lượng xuất hiện trong cột B, bạn có thể sử dụng công thức =SUMIF(A1:A8, “cam”, B1:B8). Kết quả sẽ là tổng số lượng của màu cam trong phạm vi từ B1 đến B8.

Hàm OR

Hàm OR được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc và trả về TRUE nếu bất kỳ điều kiện nào trong số đó là đúng, và FALSE nếu tất cả các điều kiện đều sai.

Cú pháp:

• =OR(logical1, [logical2], …)

Trong đó:

• logical1, logical2, …: Là các điều kiện bạn muốn kiểm tra.
• Ví dụ: Nếu bạn muốn kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn 10 hoặc giá trị trong ô B1 có nhỏ hơn 5, bạn sử dụng công thức =OR(A1>10, B1<5). Nếu một trong hai điều kiện đúng, kết quả sẽ là TRUE.

Hàm AND

Hàm AND được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc và trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện đều đúng, và FALSE nếu bất kỳ điều kiện nào trong số đó là sai.

Cú pháp:

• =AND(logical1, [logical2], …)

Trong đó:

• logical1, logical2, …: Là các điều kiện bạn muốn kiểm tra.
• Ví dụ: Nếu bạn muốn kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn 10 và giá trị trong ô B1 có nhỏ hơn 5, bạn sử dụng công thức =AND(A1>10, B1<5). Kết quả sẽ là TRUE nếu cả hai điều kiện đều đúng.

3. Hàm sử dụng trong văn bản trong Excel

Hàm LEFT

Hàm LEFT được sử dụng để cắt chuỗi ký tự từ bên trái của chuỗi văn bản mà người dùng chọn.

Cú pháp:

• =LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất.
• num_chars: Số lượng ký tự mà hàm LEFT trích xuất.
• Ví dụ: Để lấy 3 ký tự đầu tiên từ chuỗi văn bản trong ô B3, bạn sử dụng công thức =LEFT(B3, 3). Kết quả sẽ là 3 ký tự đầu tiên của chuỗi trong ô B3.

Hàm RIGHT

Hàm RIGHT được sử dụng để tách chuỗi ký tự từ bên phải của một dãy ký tự mà người dùng chọn.

Cú pháp:

• =RIGHT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất.
• num_chars: Số lượng ký tự mà hàm RIGHT trích xuất.
• Ví dụ: Để lấy 7 ký tự cuối cùng từ chuỗi văn bản trong ô B3, bạn sử dụng công thức =RIGHT(B3, 7). Kết quả sẽ là 7 ký tự cuối cùng của chuỗi trong ô B3.

Hàm MID

Hàm MID trả về một số lượng ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí do bạn chỉ định và dựa vào số lượng ký tự do bạn chỉ định.

Cú pháp:

• =MID(text, start_num, num_chars)

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn trích xuất.
• start_num: Vị trí của ký tự đầu tiên mà bạn muốn trích xuất trong văn bản.
• num_chars: Số lượng ký tự mà bạn muốn hàm MID trả về từ văn bản.
• Ví dụ: Để lấy 7 ký tự từ chuỗi văn bản trong ô B3 bắt đầu từ vị trí thứ 3, bạn sử dụng công thức =MID(B3, 3, 7). Kết quả sẽ là 7 ký tự bắt đầu từ vị trí thứ 3 trong chuỗi trong ô B3.

Hàm LEN

Hàm LEN được sử dụng để đếm số lượng ký tự trong một chuỗi hoặc một ô chứa chuỗi ký tự, bao gồm cả khoảng trắng.

Cú pháp:

• =LEN(chuỗi ký tự)

hoặc

• =LEN(ô chứa chuỗi ký tự)

Ví dụ: Để đếm số lượng ký tự trong ô A1 đang chứa chuỗi ký tự “Điện máy XANH”, bạn sử dụng công thức =LEN(A1). Kết quả sẽ là số lượng ký tự trong chuỗi văn bản, bao gồm cả khoảng trắng.

Hàm CONCAT

Hàm CONCAT dùng để nối hai hay nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi văn bản.

Cú pháp:

• =CONCAT(text1, [text2], …)

Trong đó:

• text1, [text2], …: Các chuỗi văn bản cần nối.
• Ví dụ: Để nối các chuỗi văn bản thành câu “Điện máy XANH Xin Cám ơn.”, bạn sử dụng công thức =CONCAT(“Điện”, ” “, “máy”, ” “, “XANH”, ” “, “Xin”, ” “, “Cám”, ” “, “ơn.”). Kết quả sẽ trả về là “Điện máy XANH Xin Cám ơn.”.

• Lưu ý: Nếu bạn sử dụng phiên bản Excel cũ, bạn có thể thay thế hàm CONCAT bằng hàm CONCATENATE với cùng cú pháp.

4. Hàm ngày tháng trong Excel

Hàm NOW

Hàm NOW được sử dụng để hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn. Hàm này rất hữu ích khi bạn muốn tính toán giá trị dựa trên ngày và thời gian hiện tại và nó sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn mở lại trang tính.

Cú pháp:

• =NOW()

Ví dụ:

• =NOW(): Trả về ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn.
• =NOW()+7: Trả về ngày và thời gian 7 ngày sau từ ngày hiện tại.

Hàm DATE

Hàm DATE trả về kết quả số cho một ngày cụ thể. Hàm này rất hữu ích khi bạn cần tạo ra một ngày hợp lệ từ các giá trị năm, tháng và ngày riêng biệt.

Cú pháp:

• =DATE(Year, Month, Day)

Trong đó:

• Year: Chỉ năm. Excel diễn giải đối số năm theo hệ thống ngày được thiết lập trên máy tính của bạn.
• Month: Chỉ tháng. Một số nguyên đại diện cho tháng trong năm, từ tháng 1 đến tháng 12.
• Day: Chỉ ngày. Một số nguyên dương ứng với ngày trong tháng.
• Ví dụ: =DATE(2015, 5, 20) sẽ trả về ngày 20 tháng 5 năm 2015.

5. Hàm tra cứu dữ liệu trong Excel

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP được sử dụng để dò tìm dữ liệu trong một bảng hoặc một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.

Cú pháp:

• =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
• Table_array: Bảng giới hạn để dò tìm.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
• Range_lookup: Tìm kiếm chính xác hay tương đối với bảng giới hạn. Nếu bỏ qua, mặc định là 1 (TRUE).
• Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): Dò tìm tương đối.
• Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): Dò tìm chính xác.

Ví dụ:

• Xác định mức phụ cấp cho nhân viên. Tại ô E4, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(D4, $H$3:$I$8, 2, 0)

Giải thích công thức:

• D4: Giá trị cần dò tìm.
• $H$3:$I$8: Phạm vi bảng dò tìm.
• 2: Số thứ tự của cột dữ liệu.
• Range_lookup = 0 (FALSE): Dò tìm chính xác.

Hàm INDEX

Hàm INDEX trả về một giá trị hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng hoặc một phạm vi nhất định.

Cú pháp:

• =INDEX(array, row_num, column_num)

Trong đó:

• array: Phạm vi ô hoặc một hằng số mảng.
• row_num: Thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị trả về. Đây là đối số bắt buộc nếu không khai báo column_num.
• column_num: Thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị trả về. Đây là đối số bắt buộc nếu không khai báo row_num.
• Ví dụ: Giả sử bạn cần tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng B4:E13. Bạn nhập công thức: =INDEX(B4:E13, 4, 1)

Giải thích công thức:

• B4:E13: Mảng chứa giá trị cần trả về.
• 4: Số thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị cần trả về.
• 1: Số thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị cần trả về.

Hàm MATCH

Hàm MATCH là hàm tìm kiếm, xác định vị trí tương đối của một giá trị trong một mảng hoặc một dải ô.

Cú pháp:

• =MATCH(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
• Lookup_array: Mảng hoặc dải ô bạn muốn xác định vị trí của Lookup_value. Vùng dữ liệu mà bạn chọn chỉ có thể có duy nhất 1 hàng hoặc 1 cột.
• Match_type: Xác định kiểu khớp là -1, 0 hoặc 1.
• Match_type = 0: Trả về vị trí tương đối của giá trị trong trường hợp vùng dữ liệu chưa được sắp xếp.
• Match_type = 1: Trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm. Giả sử vùng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
• Match_type = -1: Trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn hoặc bằng giá trị cần tìm. Giả sử vùng dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
• Ví dụ: Giả sử bạn có hồ sơ thi tuyển của các học sinh và muốn tìm vị trí của học sinh Lâm Thiên Trang. Tại ô G3, bạn nhập công thức =MATCH(G1, A2:A9, 0). Kết quả sẽ là vị trí tương đối của Lâm Thiên Trang trong dải ô A2:A9.

Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP là hàm tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và trả về kết quả tương ứng trong dòng chỉ định.

Cú pháp:

• =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_Num, Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy giá trị cần tìm.
• Table_array: Địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.
• Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (tính từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1).
• Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
• Range_lookup = 0: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp.
• Range_lookup = 1: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định).
• Ví dụ: Giả sử bạn cần xếp loại học sinh trong Bảng 1 (B3:D8) với dữ kiện ở Bảng 2 (B11:F12). Tại D4, bạn nhập công thức =HLOOKUP(C4, $B$11:$F$12, 2, 1). Hàm HLOOKUP sẽ dò tìm điểm số ở ô C4 trong Bảng 2 từ trái qua phải. Khi tìm thấy giá trị gần bằng, nó sẽ trả về kết quả xếp loại tương ứng nằm ở hàng 2.

Lời kết

Những hàm này không chỉ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác mà còn giúp bạn tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp. Hy vọng rằng, với bài viết này từ Nệm Thuần Việt, bạn đã có thể hiểu rõ hơn và biết cách sử dụng các hàm Excel một cách hiệu quả.

Xem thêm:

• Tháng 1 cung gì? Tính cách, sự nghiệp, đường tình duyên của người sinh tháng 1
• Top 10 cách làm Panna Cotta mềm mịn, núng nính ngon như ngoài hàng
• 8 cách làm bánh trôi nước thơm ngon, đơn giản tại nhà