Top 9 các cách xóa trang trắng trong word

Khi sử dụng Microsoft Word để soạn thảo tài liệu, đôi khi bạn sẽ gặp phải các trang trắng không mong muốn mà không rõ nguyên nhân. Việc xóa trang trắng trong Word có thể khiến bạn bối rối nếu chưa biết cách xử lý. Tuy nhiên, không cần lo lắng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 8 phương pháp đơn giản và hiệu quả để loại bỏ các trang không cần thiết, giúp văn bản của bạn gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Hãy theo dõi và áp dụng những hướng dẫn dễ thực hiện từ Nệm Thuần Việt để nhanh chóng giải quyết vấn đề này.

1. Nguyên nhân xuất hiện những trang trắng trong Word

1.1. Lý do Kỹ Thuật Khi Sao Chép và Căn Lề

Khi sao chép dữ liệu từ nguồn này sang nguồn khác trong Word, các vấn đề về căn lề có thể dẫn đến tình trạng xuất hiện trang trắng. Điều này thường xảy ra khi các thiết lập căn lề không được điều chỉnh cho phù hợp, gây ra các khoảng trống không mong muốn giữa các trang.

1.2. Ngắt Đoạn và Định Dạng Văn Bản

Một nguyên nhân phổ biến khác là do ngắt đoạn, hay còn gọi là ngắt phần. Trang trắng có thể xuất hiện khi người dùng tạo ra một ngắt đoạn không cần thiết hoặc do sự không nhất quán trong định dạng văn bản giữa các phần.

1.3. Sự Cố Khi Sử Dụng Enter và Hình Ảnh

Trường hợp người dùng vô tình ấn quá nhiều lần phím Enter hoặc chèn hình ảnh kích thước lớn có thể khiến hình ảnh bị đẩy sang trang mới, từ đó tạo ra một trang trắng không mong muốn. Điều này làm gián đoạn dòng chảy của văn bản và tạo ra trang trống.

1.4. Bảng Biểu và Ngắt Trang

Việc chèn các bảng biểu kéo dài tới cuối tài liệu cũng là một nguyên nhân khác. Khi bảng biểu quá dài và vượt quá trang hiện tại, Word có thể tự động chèn một trang trắng để phù hợp với định dạng của tài liệu.

1.5. Ngắt Phần và Ngắt Trang

Cuối cùng, các ngắt phần (Section Break) và ngắt trang (Page Break) cũng là nguyên nhân thường gặp khi xuất hiện các trang trắng. Người dùng cần kiểm tra cẩn thận các ngắt này trong tài liệu để đảm bảo không có trang trống nào được tạo ra một cách không cần thiết.

2. Tại sao người dùng cần xóa trang trắng trong Word?

Dù không gây ảnh hưởng quá nghiêm trọng đến toàn bộ văn bản nhưng Blank Page không mong muốn vẫn sẽ làm mất thẩm mỹ cho bố cục Word. Nếu trong quá trình soạn thảo, văn bản tự động nhảy sang trang mới khi đã dùng hết phạm vi cho phép trong trang cũ, người dùng có thể tiếp tục mà không cần xóa trang trắng mới đó. Tuy nhiên, do những nguyên nhân như bấm nhầm nút hay sử dụng nhầm chức năng, những trang trắng mới sẽ làm đứt đoạn các nội dung đang được soạn thảo, tạo nên không gian trống không cần thiết. Nói tóm lại, Blank Page sẽ gây bất tiện trong một vài trường hợp sau đây.

2.1. Mất tính thẩm mỹ và tạo bố cục rời rạc cho văn bản

Một trang trắng sẽ tạo ra một khoảng trống lớn giữa các phần nội dung với nhau, khiến người đọc, người xem văn bản dễ dàng bị ngắt quãng khi theo dõi. Đây là lý do mà người dùng cần phải xóa trang trắng trong Word để tạo bố cục liền mạch nhất cho văn bản. Theo quy ước văn bản chuẩn hiện nay, khoảng cách giữa các đoạn văn chỉ nên cách nhau nhiều nhất một dòng hoặc 1.5pt. Vì vậy, việc vô tình để khoảng trống kéo dài một trang giấy sẽ khiến bố cục của trang Word mất đi tính khoa học và khó theo dõi.

Bên cạnh đó, việc vô tình khiến Word nhảy sang trang trống mới mà không kịp thời chỉnh sửa cũng có khả năng làm mất đi định dạng văn bản đang sử dụng. Nhiều trường hợp tạo Blank Page, định dạng về căn lề, font hay size chữ sẽ quay về cài đặt mặc định, khiến người dùng mất thêm thời gian để căn chỉnh lại cho đồng đều với các đoạn văn bản phía trên.

2.2. Sai sót khi đánh số trang cho văn bản

Số trang sẽ nằm ở phần Footer dưới mỗi trang Word. Tùy vào lựa chọn của người soạn thảo mà số trang sẽ được đánh từ trang đầu tiên hoặc trang thứ hai cho đến hết file. Tuy nhiên, Word chỉ có tính năng hỗ trợ đánh số trang tự động mà không thể nhận diện trang nào có nội dung, trang nào trống để ghi số. Vì vậy, nếu bạn không xóa trang trắng trong Word, Blank Page vô tình bị tạo ra đó cũng sẽ được đánh số thứ tự, làm sai lệch đi mục lục vốn có của văn bản.

Trong trường hợp người dùng đã tạo xong mục lục và không dùng tính năng cập nhật mục lục tự động, trang trống sẽ khiến bạn bị thừa số trang và bắt buộc phải tạo lại mục lục sau khi xóa. Điều này đòi hỏi người dùng phải hết sức cẩn thận, phải loại bỏ ngay trang trống trước khi đánh số trang hoặc ứng dụng tính năng mục lục tự cập nhật để khắc phục tình trạng này.

2.3. Tình trạng thừa trang trong in ấn

Cũng giống với điền số trang, việc không xóa trang trống trong Word sẽ khiến người dùng gặp phải sai sót trong khi in ấn. Các Blank Page sẽ không bị loại bỏ khi in, mà sẽ được in cùng với văn bản tạo thành bản cứng. Tình trạng này diễn ra mà người dùng không thực hiện xóa trang trắng trong Word trước khi in sẽ gây lãng phí giấy và không gian trống khi in, cũng có thể làm thiếu giấy in trong trường hợp số trang trống thừa quá nhiều. Một khi đã in thành bản cứng, người dùng cũng không thể chỉnh sửa mà chỉ có thể sửa lại ở bản mềm rồi in thêm một lần nữa.

Dù không nhiều, nhưng số trang trống bị thừa cũng gây bất tiện cho người dùng trong quá trình soạn thảo văn bản. Để khắc phục hoặc hạn chế những sự cố kể trên, bạn chắc chắn phải nắm được cách xóa Blank Page trong Microsoft Word. Tùy nguyên nhân gây lỗi mà sẽ có nhiều phương pháp xóa khác nhau. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn một trong các cách sau để thực hiện. Lưu ý rằng, những cách làm được hướng dẫn dưới đây đều được thực hiện bởi các công cụ cơ bản và có sẵn trong phần mềm, cho phép người dùng áp dụng trên đa dạng các phiên bản của Word.

3. Hướng dẫn chi tiết 9 cách xóa trang trắng trong Word

3.1. Xóa trang trắng sử dụng ký hiệu Paragraph

Trong Word, một trong những phương pháp hiệu quả để xóa các trang trắng là thông qua việc sử dụng ký hiệu Paragraph. Đây là các bước chi tiết bạn cần thực hiện:

Bước 1: Mở tài liệu Word cần chỉnh sửa. Trên thanh công cụ, hãy chọn thẻ ‘Home’.

Bước 2: Trong thẻ ‘Home’, tìm đến mục ‘Paragraph’. Tại đây, bạn sẽ thấy biểu tượng ¶, hãy nhấp vào biểu tượng này để hiển thị tất cả các ký tự ẩn như dấu cách, ký tự xuống dòng, và các ký tự không in được khác trong văn bản của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng phím tắt, hãy nhấn Ctrl + * trên Windows hoặc Command + * trên MacOS, điều này sẽ giúp hiển thị nhanh các ký hiệu.

Bước 3: Sau khi các ký hiệu này hiện lên, di chuyển con trỏ đến trang trắng bạn muốn xóa. Xóa tất cả các ký hiệu ¶ và các ký tự ẩn khác xuất hiện trên trang đó. Bạn cũng có thể chọn và xóa nhiều ký hiệu ¶ cùng một lúc bằng cách giữ và kéo chuột, điều này sẽ giúp xóa nhanh nhiều trang trắng.

3.2. Xóa trang trắng liên tiếp khi không chứa dữ liệu

Đối với việc xóa các trang trắng không chứa bất kỳ dữ liệu hoặc văn bản nào, bạn có thể sử dụng phương pháp sau:

Lưu ý: Phương pháp này chỉ hiệu quả khi trang bạn muốn xóa không chứa văn bản, hình ảnh hoặc bất kỳ đối tượng nào khác.

Bước 1: Để định vị chính xác trang cần xóa, hãy đặt con trỏ chuột vào cuối trang ngay trước trang trắng mà bạn muốn xóa.

Bước 2: Để chọn trang trắng, giữ phím Shift và nhấp chuột trái vào bất kỳ điểm nào ở đầu trang trắng. Điều này sẽ giúp bạn chọn toàn bộ trang từ đầu đến cuối.

Bước 3: Một khi trang đã được chọn, nhấn phím Delete. Trang sẽ được xóa khỏi tài liệu của bạn ngay lập tức.

3.3. Xóa xen kẽ trang có nội dung

Cách 1: Xóa trang trắng nằm ở cuối văn bản

Để loại bỏ một trang trắng không mong muốn xuất hiện ngay cuối văn bản, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau:

• Đầu tiên, di chuyển con trỏ chuột tới giữa trang cuối cùng.
• Nhấp đúp chuột trái để kích hoạt con trỏ tại vị trí đó.
• Sử dụng phím Backspace, nhấn liên tục và theo dõi trang màn hình cho đến khi trang trắng đó biến mất hoàn toàn khỏi văn bản.

Cách 2: Xóa trang trắng nằm giữa các trang có nội dung

Khi bạn muốn loại bỏ các trang trắng được chèn xen kẽ giữa các trang có nội dung, các bước chi tiết sau đây sẽ hỗ trợ bạn thực hiện điều đó một cách hiệu quả:

Bước 1: Chuyển con trỏ chuột đến cuối văn bản bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + End. Điều này giúp bạn xác định vị trí của trang cuối cùng chứa nội dung.

Bước 2: Kích hoạt chế độ hiển thị các ký hiệu đoạn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + *, điều này sẽ cho phép các ký tự ¶ hiện lên trên màn hình, thể hiện rõ ràng mọi ký tự, khoảng trắng và xuống dòng trong văn bản của bạn.

Bước 3: Khi các ký hiệu đoạn đã được hiển thị, hãy sử dụng chuột để tô chọn tất cả các ký tự này trong các trang trắng. Sau đó, nhấn phím Delete để xóa bỏ các trang không mong muốn.

3.4. Quy trình xóa trang trắng ở cuối văn bản Word

Để xóa trang trắng không cần thiết ở cuối văn bản, bạn có thể làm theo các bước sau đây để đảm bảo rằng không có nội dung quan trọng nào bị mất:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + End để di chuyển con trỏ chuột đến cuối văn bản.

Bước 2: Kích hoạt chế độ hiển thị ký tự ¶ bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + *.

Bước 3: Tìm và chọn các ký tự ¶ ở cuối văn bản và dưới trang trắng cần xóa.

Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để mở cửa sổ Font, sau đó tích vào ô “Hidden” và nhấn OK để ẩn các ký tự này.

Bước 5: Cuối cùng, nhấn lại tổ hợp phím Ctrl + Shift + * để xóa ẩn các ký tự đoạn này, từ đó loại bỏ trang trắng không cần thiết khỏi tài liệu của bạn.

3.5. Xóa trang trắng xuất hiện do Page Break và Section Break

Bước 1: Truy cập nhanh đến cuối văn bản

Để nhanh chóng di chuyển đến cuối tài liệu, bạn có thể sử dụng chuột hoặc phím tắt Ctrl + End. Sau đó, nhấn vào thẻ Home trên thanh công cụ.

Bước 2: Hiển thị Page Break và Section Break

Trong thẻ Home, tìm đến mục Paragraph và chọn biểu tượng ¶. Điều này sẽ giúp bạn nhìn thấy các Page Break và Section Break trong tài liệu.

Bước 3: Xóa Page Break và Section Break

Khi các ký hiệu Page Break và Section Break đã hiện lên, bạn chỉ việc tô chọn chúng và nhấn Delete. Điều này sẽ loại bỏ các trang trắng không mong muốn trong tài liệu Word của bạn.

3.6. Xóa Trang Trắng Ở Cuối Bảng Biểu Trong Word

Lưu ý: Phương pháp này sẽ không xóa hoàn toàn trang trắng cuối cùng của bảng biểu nhưng có thể giảm đến 90% kích thước của trang đó, giúp bảng biểu trông gọn gàng hơn.

Bước 1: Chọn bảng biểu

Click chuột trái vào bảng biểu mà bạn muốn xóa trang trắng.

Bước 2: Hiển thị khung kẻ của bảng

Trong thẻ Layout, tìm đến mục Table và chọn View Gridlines. Điều này sẽ cho phép bạn thấy rõ các dòng kẻ xung quanh văn bản ngay trước trang trắng.

Bước 3: Kích hoạt hiển thị ký tự đặc biệt

Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 (trên Windows) hoặc Cmd + 8 (trên Mac) để hiện thị các ký tự đặc biệt như ¶ dưới bảng biểu.

Bước 4: Điều chỉnh kích thước chữ

Trở lại thẻ Home và điều chỉnh kích cỡ chữ xuống còn 1. Điều này sẽ giúp làm giảm trang trắng không cần thiết phía dưới bảng biểu.

3.7. Xóa trang bất kỳ trong Word

Bước 1: Mở file Word mà bạn muốn xóa trang trắng và nhấn tổ hợp phím Ctrl + G để mở hộp thoại “Go To”.

Bước 2: Trong mục Go to what, chọn Page. Sau đó, nhập số trang cần xóa vào ô Enter page number và nhấn Go To để di chuyển đến trang đó (ví dụ: trang 4).

Bước 3: Tiếp theo, điền \page vào ô Enter page number và nhấn Go To để chọn toàn bộ trang đã được chỉ định ở bước trước.

Bước 4: Cuối cùng, nhấn phím Delete để xóa trang trắng đã chọn.

3.8. Xóa nhiều trang bằng VBA

Phương pháp này sử dụng mã VBA để xóa nhiều trang trong Word một cách nhanh chóng và đơn giản.

Bước 1: Mở file Word cần xóa nhiều trang và nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở giao diện Microsoft Visual Basic.

Bước 2: Trong hộp thoại hiện lên, chọn file Word đang sử dụng và muốn xóa trang.

Bước 3: Chọn thẻ Insert và chọn Module để mở giao diện nhập code VBA.

Bước 4: Nhập dòng mã code VBA từ file dưới vào cửa sổ hiện lên.

Bước 5: Sau khi nhập mã xong, chọn thẻ Run và nhấn Run Sub/UserForm (hoặc nhấn F5) để chạy lệnh VBA vừa nhập.

Bước 6: Trong hộp thoại hiện lên, nhập số trang của các trang Word muốn xóa (ví dụ: trang 2, 4, 6) và nhấn OK.

• Lưu ý: Nếu các trang đã chọn có dữ liệu, dữ liệu đó sẽ bị xóa hoàn toàn, nên kiểm tra kỹ trước khi xóa.

Bước 7: Các trang 2, 4, 6 sẽ bị xóa khỏi file Word.

Lưu Trữ và Sử Dụng Lại Mã VBA

Nếu muốn sử dụng lại mã VBA mà không cần nhập lại mã, bạn làm như sau:

Bước 1: Mở lại giao diện Microsoft Visual Basic và nhấp chuột phải vào Module 1 đã nhập mã trước đó, chọn Export File….

Bước 2: Trong hộp thoại hiện lên, đặt tên dễ nhớ cho file và nhấn Save để lưu file VBA.

Bước 3: File VBA sẽ được lưu lại.

Bước 4: Để sử dụng lại file này, mở giao diện Microsoft Visual Basic, chọn thẻ File và chọn Import File….

Bước 5: Trong hộp thoại hiện lên, chọn file chứa mã code đã lưu và nhấn Open.

Bước 6: Thực hiện lại theo hướng dẫn sử dụng phần trên để sử dụng file VBA một cách bình thường.

3.9. Cách Xóa Trang Trắng Cuối Cùng Khi Lưu Tài Liệu Word Thành PDF

Bước 1: Lựa chọn Lưu Tài Liệu

Để loại bỏ trang trắng không mong muốn cuối tài liệu Word, bạn có thể chuyển đổi tài liệu thành định dạng PDF. Trước tiên, mở trình đơn File (Tệp) và chọn Save as (Lưu thành) nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word dành cho máy tính. Lưu ý rằng phiên bản web của Word không hỗ trợ tính năng này. Nếu tài liệu của bạn đã được đồng bộ hóa trên One Drive và không thấy tùy chọn Save as, hãy chọn Save as copy (Lưu thành bản sao).

Bước 2: Chọn Định Dạng Tập Tin PDF

Trong cửa sổ Save as, hãy tìm và chọn định dạng tập tin là PDF. Tùy vào phiên bản Word bạn đang sử dụng, tùy chọn này có thể nằm ở góc phải trên cùng hoặc trong phần Save as type (Lưu thành định dạng) ở cuối cửa sổ.

Bước 3: Thiết Lập Tùy Chọn Xuất PDF

Tiếp theo, nhấp vào Options (Tùy chọn) hoặc More options (Tùy chọn khác) để mở rộng các lựa chọn cho việc lưu tài liệu. Đây là bước quan trọng để bạn có thể tinh chỉnh các thiết lập trước khi xuất tài liệu.

Bước 4: Chọn Các Trang Cần Lưu

Trong phần tùy chọn PDF, nhấp vào dấu chọn bên cạnh Page(s) (Trang) để chọn trang cụ thể. Đây là tính năng cho phép bạn loại bỏ trang trắng không cần thiết.

Bước 5: Đặt Phạm Vi Trang

Nhập số trang bạn muốn lưu vào ô From (Từ) và nhập trang cuối cùng trước trang trắng vào ô To (Đến). Điều này đảm bảo rằng trang trắng cuối cùng sẽ không được bao gồm trong tập tin PDF của bạn.

Bước 6: Lưu Tài Liệu

Cuối cùng, nhấp vào Ok để áp dụng các thiết lập và sau đó nhấp vào Save để lưu tài liệu thành PDF mà không bao gồm trang trắng cuối. Đây là phương pháp hữu hiệu để loại bỏ trang trắng mà không cần chỉnh sửa nội dung tài liệu.

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp cho bạn các phương pháp đơn giản và hiệu quả nhất để xóa trang trắng trong Word 2007, 2010, 2013, 2016. Hy vọng rằng, với những hướng dẫn từ Nệm Thuần Việt, bạn sẽ áp dụng thành công những mẹo này và sử dụng Word một cách thuần thục hơn.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách cố định dòng trong Excel một cách dễ dàng
• Top 10 cách làm bò sốt vang thơm ngon, đậm vị
• Top 5 cách nấu bún riêu cua ngon và hấp dẫn